Quy trình bán hàng–> thu tiền nhà phân phối gồm tất cả bước từ đơn đặt hàng nhà phân phối–> xác nhận đơn hàng –> xuất kho–> giao hàng–> thu tiền.

I. Quy trình

II. Mô tả chi tiết
1. NVBH đồng bộ dữ liệu đầu ngày

Bắt đầu ngày làm viêc, NVBH nhận máy PDA từ kế toán. NVBH đồng bộ dữ liệu đầu ngày để đi bán hàng. Thông tin đồng bộ gồm có: tồn kho NPP, tồn kho nhân viên, danh sách khách hàng, chương trình khuyến mãi, chương trình trưng bày. GSKD phổ biến kế hoạch bán hàng, giá và khuyến mãi mới nếu có.

2. Kiểm tra số liệu đầu ngày

NVBH kiểm tra giá và khuyến mãi trên máy PDA. Nếu giá hay khuyến mãi mới chưa được cập nhật, NVBH đồng bộ lại hoặc nhờ kế toán gọi điện trung tâm hỗ trợ.

3. NVBH Làm đơn hàng bán

Sau khi dữ liệu trên PDA đã được cập nhật, NVBH đem PDA ra thị trường bắt đầu bán hàng.

Dựa trên kế hoạch bán hàng đã hoạch định trên hệ thống, NVBH sẽ ghi nhận các đơn đặt hàng của từng khách hàng trên PDA theo thứ tự viếng thăm được gợi ý. Sau khi ghi nhận đơn hàng, khách hàng sẽ được thông báo giá và khuyến mãi đạt được. Hàng được giao vào ngày hôm sau.

4. NVBH gởi đơn hàng lên hệ thống yêu cầu xuất

Sauk hi NVBH làm các đơn đặt hàng, NVBH dùng chức năng đồng bộ dữ liệu để gởi thông tin bán hàng lên hệ thống trung tâm yêu cầu xuất hàng

5. Kế toán kho kiêm tra tồn kho

Kế toán kho kiểm tra tồn kho trên hệ thống ở HO, xem hàng có đủ để xuất không.

6. Quyết định có giao hàng khi hàng thiếu

Khi thiếu hàng thì kế toán kho thảo luận với sales là không xuất treo đơn hàng xuất sau, hoạt điều chỉnh đơn hàng xuất.

7. Điều chỉnh đơn hàng để xuất

Khi thiếu hàng sales thảo luận với khách hàng, nếu khách hàng đồng ý nhận số lượng ít hơn thì sales điều chỉnh lại đơn hàng.

8. Kế toán tạo phiếu xuất kho

Phiếu xuất kho là đơn tổng hợp của các đơn hàng lẻ. NVGH dùng phiếu này để xuất kho sẽ nhanh và dễ kiểm soát hơn đơn lẻ.

Sau khi NVBH đã đồng bộ dữ liệu lên hệ thống, kế toán sẽ thấy được đơn hàng đặt trong ngày.

Kế toán sẽ lập danh sách các đơn hàng cho từng NVBH. Khi chọn các đơn hàng lẻ, hệ thống sẽ tính ra tổng trọng lượng hàng hóa. Dựa vào trọng lượng này, kế toán sẽ quyết định giao cho 1 NVGH hay tách một số đơn hàng cho NVGH khác. 1 NVGH có thể có nhiều phiếu xuất kho.

9. NVGH dùng phiếu xuất kho lấy hàng

NVGH sẽ dùng phiếu xuất kho đến thủ kho để xuất hàng.

Phiếu xuất kho có thể in 2 bản hoặc in trên giấy nhiều liên. 1 bản thủ kho giữ để xuất hàng hóa ra khỏi kho. 1 bản NVGH dùng để tham khảo những hàng hóa trên xe trong quá trình giao hàng. NVGH chỉ được phép đưa hàng ra kho khi có xác nhận của thủ kho.

10. Xác nhận số thực xuất ở Kho

Dựa vào yêu yêu cầu xuất kho, kho xác nhận số lượng thực xuất cho nhân viên giao hàng ( NVGH)

11. NVGH giao hàng cho khách

Dựa vào bảng kê giao hàng, NVGH sẽ quyết định đi giao cho khách hàng nào trước. Do bảng kê giao hàng được sắp xếp theo thứ tự viếng thăm, NVGH sẽ giảm bớt công sức, chi phí giao hàng.NVGH giao hàng cho khách hàng dựa vào phiếu giao nhận và thanh toán. Trên phiếu thể hiện rõ mặt hàng phải giao, số tiền và hàng khuyến mãi, số tiền phải thu từ khách.

12. NVGH nộp tiền cho kế toán

NVGH phải nộp đầy đủ tiền, phiếu xuất kho/nhập kho có xác nhận của thủ kho cho kế toán ngay trong chiều làm việc. NVGH dựa vào số tiền ghi trên bảng kê giao hàng trừ đi hàng trả để nộp tiền cho kế toán.

13. Cập nhật số lượng thực giao

Trường hợp khách hàng không nhận hàng, hoặc từ chối nhận 1 vài mặt hàng trong đơn hàng, NVGH phải điều chỉnh ngay trên phiếu giao nhận và thanh toán. NVGH gởi lại 1 liên cho khách hàng để đối chiếu. Việc điều chỉnh trên phiếu giao nhận và thanh toán giúp khách hàng có được thông tin số lượng thực giao, dùng để đối chiếu về sau.

Sau khi giao hàng hoàn tất, NVGH trở về NPP với lượng hàng trả về. NVGH nhập lượng hàng trả vào kho. Thủ kho xác nhận lượng hàng trả trên phiếu xuất kho trước đó, gởi lại cho NVGH quyết toán với kế toán.