Trong kinh doanh hệ thống phân phối, bán hàng là một trong những phần rất quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp để đưa sản phẩm của mình ra thị trường đến người tiêu dùng. Vậy làm thế nào để hệ thống này được hiệu quả nhằm quản lý chặt chẽ đại lý, nhà phân phối, đội ngũ nhân viên bán hàng và thị trường; có được số liệu chính xác về thị trường để chủ động trong việc lập kế hoạch và hoạch định sản xuất và bán hàng.

Ban giám đốc và nhà quản lý sẽ quan tâm đến các vấn đề sau:

Làm thế nào để nắm rõ doanh số, tình hình tiêu thụ từng sản phẩm, từng outlet, từng đại lý hàng ngày?
Làm thế nào nắm rõ tồn kho của từng đại lý?
Các chế độ, chính sách khuyến mãi, chương trình bán hàng có được thực hiện nghiêm chỉnh không? Làm thế nào để kiểm soát các quy trình này hiệu quả tránh thất thoát ngân sách và đạt được mục tiêu đề ra?
Làm thế nào để quản lý đội ngũ nhân viên bán hàng hiệu quả, nâng cao hiệu quả tiếp thị và bán hàng? và… rất nhiều vấn đề khác trong quản lý phân phối như thị trường, đối thủ cạnh tranh, phân tích bán hàng… mà nhà quản trị cần quan tâm.
Để làm được điều này ngoài nguồn lực nhân sự về quản lý bán hàng hiệu quả thì sự hỗ trợ của một hệ thống công nghệ thông tin chuyên cho quản lý phân phối là một sự cần thiết không thể thiếu để cung cấp thông tin đầy đủ, kịp thời, đưa hệ thống vào đúng quy trình mà bộ phận bán hàng mong muốn.
Quy trình viếng thăm làm việc của nhân viên kinh doanh ở NPP:
1. Chọn tuyến bán hàng

Dựa trên danh sách tuyến bán hàng để viếng thăm khách hàng thuộc tuyến bán hàng đó, Nhân viên bán hàng (NVBH) chọn khách hàng trong tuyến đó để bắt đầu phục vụ.
Việc viếng thăm khách hàng, các bước thực hiện trong khi bán hàng đều được ghi nhận trong hệ thống và phục vụ báo cáo.
Do số lượng khách hàng trên tuyến nhiều, NVBH có thể tìm kiếm theo tên khách hàng.
Có thể quản lý tuyến bán hàng, khách hàng trong số tuyến bán hàng.
2. Trưng bày hàng tại khách hàng

NVBH bắt đầu bán hàng tại quầy của khách hàng về các hàng trưng bày

NVBH chỉnh trang lại hàng hóa trưng bày tại quầy.
Mời khách hàng tham gia chương trình trưng bày mới của công ty nếu có.
Quản lý công cụ hổ trợ trưng bày hàng
Kiểm kho của khách hàng từ đó mời khách hàng mua thêm hàng cho những SKU gần hết hoặc đã hết.

Giới thiệu sản phẩm mới cho khách hàng.

3. Cập nhật đơn hàng từ khách hàng

Sau khi thực hiện các bước trưng bày, khi khách hàng có mua hàng, NVBH có thể nhập đơn hàng vào hệ thống qua PDA ( PDA thiết bị cầm tay như Máy tính bảng, điện thoại thông minh có kết nối internet).
PDA sẽ xuất hiện danh sách sản phẩm gợi ý cho NVBH. Danh sách gợi ý này được tổng hợp từ lịch sử bán hàng của khách hàng. NVBH dễ dàng xem qua và mời khách hàng mua.
Bước tiếp theo, PDA sẽ hiện các sản phẩm ưu tiên mà công ty đang đẩy mạnh bán hàng. NVBH phải xem qua danh sách và mời khách hàng mua.
NVBH cũng có thể thêm vào đơn hàng những mặt hàng khách yêu cầu nếu không tìm thấy trong 2 danh sách trên.
PDA cho phép NVBH xem lại chi tiết đơn hàng – những mặt hàng đã chọn trước khi thực hiện tính khuyến mãi tự động. Tính KM tự động là 1 bước bắt buộc trong bán hàng. Sau khi tính khuyến mãi, hệ thống sẽ tự động thêm các mặt hàng tặng, giảm giá sản phẩm hoặc chiết khấu trực tiếp vào đơn hàng.
Khi đến kỳ trả thưởng trưng bày, nếu khách hàng trưng bày đạt, NVBH có thể tạo trả thưởng trưng bày cho khách và trừ tiền vào đơn hàng (sau chiết khấu).
NVBH xem lại thông tin đơn hàng đã nhập trên PDA để xác nhận với khách hàng về: số lượng hàng, số tiền phải trả, khuyến mãi, trưng bày…
4. Xem tóm tắt ngày bán hàng hàng ngày

Trước khi kết thúc viếng thăm khách hàng, NVBH cần xem lại tóm tắt kết quả bán hàng như:

Số đơn hàng, doanh số trong ngày…
Các yêu cầu về công cụ trưng hàng
5. Xem báo cáo bán hàng và kết thúc

NVBH có thể xem báo cáo bán hàng hằng ngày, báo cáo bán hàng theo tháng theo nhóm sản phẩm.
Từ báo cáo bán hàng hằng ngày, theo tháng, NVBH có thể biết được hiệu suất bán hàng.
Tổng số đơn hàng, tổng số khách hàng, tỉ lệ bao phủ, tỉ lệ trung bình số dòng hàng cho mỗi đơn hàng, doanh số bán hàng.